Вывод бизнеса в онлайн

Работа с остатками на складе: основные этапы

* Материал предоставлен партнером Shop-Express и является личным мнением специалиста. Наша команда не несет ответственности за содержание и может не разделять взгляд, изложенный в тексте

10 марта 2024

Автор: KeepinCRM

KeepinCRM — понятная CRM для управления компанией

Управление и учет запасов на складе является важным процессом для обеспечения успешности бизнеса, оптимизации затрат и удовлетворения потребностей клиентов. Без учета товаров невозможно контролировать оборот продукции и избежать непредвиденных ситуаций./strong>

“Бизнес начинается и заканчивается глубоким анализом цифр. Независимо от того, что делает компания, если она не может сделать выводы из фактов о собственном бизнесе и принимает решения на основе поверхностной информации или интуиции, она в конце концов заплатит высокую цену.”

— Билл Гейтс

Зачем контролировать остатки на складе

Обеспечение наличия товаров. Управление запасами позволяет компаниям своевременно определять нехватку товаров и делать заказы поставщикам, чтобы иметь достаточный запас и осуществлять продажи.

Предотвращение недостатков и излишек. Отсутствие учета и возникновения недостатков приводят к потерям продаж и отталкивают клиентов, что может повлиять на репутацию бизнеса. Излишки товара могут вызвать застой, товар может испортиться или стать неактуальным, а также ограничивать пространство на складе и потребовать дополнительных затрат на расширение помещения.

Оптимизация расходов. Правильное управление запасами позволяет компаниям оптимизировать затраты на них, избегать переплат, снижать затраты на содержание запасов и избегать убытков.

Уменьшение рисков. Поскольку все товародвижение фиксируется — минимизируется количество ошибок во время продаж и случаев кражи.

Ключевые процессы работы со складом

Рассмотрим основные составляющие работы с остатками, без которых не обойтись ни одному бизнесу.

Закупки

Первый шаг начала работы. Необходимо определить потребности вашего бизнеса в отношении товаров на основе спроса и рыночных тенденций. Проанализируйте рынок и определите ассортимент, который будет актуальным для клиентов.

Далее необходимо найти надежных поставщиков, которые могут обеспечить своевременную поставку качественных товаров по оптимальным ценам. Сравните предложения разных поставщиков по таким критериям, как цена, гарантии качества, условия поставок, сроки оплаты и т.д.

После выбора поставщика следует заключить с ним договор, определяющий условия сотрудничества, цены, сроки, ответственность за убытки и т.д.

Прием товара и учет

Важно тщательно проверять продукцию на наличие повреждений, убеждаться в соответствующем качестве и сверять количество товара. Сохраняйте товарные накладные: они пригодятся для проведения складского учета.

Следующий шаг – идентификация с помощью этикеток или штрихкодов. Важно обозначить каждую единицу товара, чтобы легко отслеживать ее на складе. Обязательно фиксируйте данные о полученном товаре, регулярно обновляя информацию о наличии и количестве.

Управление запасами

Важно записывать данные обо всем движении товара: поступлении, списании, продаже и т.д. Это обеспечит точность сведений об объемах товара. Не забывайте регулярно мониторить объемы запасов и своевременно пополнять их. Если такие действия не выполняются, это может привести к непредвиденной ситуации и причинить неудобства как сотрудникам, так и клиентам.

Пример: Клиент оформил и оплатил заказ и ожидает получения товара. Сотрудник, принявший заказ, обнаруживает, что этого товара нет в наличии. Как следствие, сотрудник тратит время на отмену заказа, оформляет возврат средств. Клиент остается недоволен, и вряд ли он захочет совершать повторные покупки в этом магазине. В худшем случае он оставит негативный отзыв и сделает антирекламу среди своих знакомых.

Продажа товара

После продажи обновляйте информацию о количестве товаров на складе. Анализируйте данные о продажах: это позволит выявить более популярные товары и определить, какую продукцию необходимо закупать в большем количестве.

Обязательно настройте автоматическое списание товара при отправке заказа, а если клиент отказался, система должна автоматически вернуть товар на склад, если он был списан. Это достаточно простые функции, которые необходимо настроить, если вы используете системы учета или CRM-системы. К примеру в KeepinCRM это настраивается за несколько минут, а возможности склада позволят настроить почти идеальный учет товаров.

Управление остатками

Важно производить пересчет запасов с помощью ручного учета или автоматизированной системы. Определение фактического количества продуктов и сравнение со складским учетом называется инвентаризацией. Она позволяет контролировать объемы запасов, своевременно осуществлять заказ продукции для пополнения запасов и избежать недостатка или излишка.

Используйте остатки для проведения акций и распродаж, чтобы снижать объемы товаров на складе и избежать застоя.

Синхронизация товарных остатков на всех площадках продаж

Важно, чтобы данные на всех площадках были синхронизированы, ведь это поможет избежать неактуальности информации, потерь продаж и поможет эффективно управлять запасами. Синхронизация упрощает процесс ведения складского учета и планирования закупок. Если остатки не синхронизированы, можно продать больше товаров, чем есть, что приведет к негативному опыту и потере клиентов.

В KeepinCRM, например, доступна интеграция с Shop-Express, которая позволяет синхронизировать товары по разным параметрам и поддерживать актуальность информации в 2-х системах. Без интеграции этих двух платформ не обойтись, ведь она дает полезные преимущества:

автоматическое обновление данных о товарах без необходимости ручного ввода

постоянная актуальность информации о товарах на обеих площадках: наличие, цены, характеристики

избегание ошибок и несоответствий благодаря автоматической синхронизации

повышение производительности, ведь упрощаются рабочие процессы, поскольку сотрудники не тратят время на ручной ввод данных

Анализ продаж

Регулярный анализ помогает компаниям выявлять недостатки в работе с запасами и усовершенствовать управление остатками.

ABC-анализ — это метод управления запасами, который помогает классифицировать товары по доходности. Он основан на принципе Парето, утверждающего, что 80% прибыли приносит 20% товара. Товары делятся на три категории:

А — высокий приоритет. Товары, которые приносят больше прибыли компании. Составляют 20% ассортимента и обеспечивают 80% прибыли.

B — средний приоритет, товары, составляющие основной товарооборот. Они составляют 30% всего ассортимента и обеспечивают 15% прибыли.

С — товары, которые оказывают наименьшее влияние на бизнес. Они составляют примерно 50% ассортимента и обеспечивают 5% дохода.

XYZ-анализ — метод, позволяющий группировать товары по спросу и оценить стабильность продаж. Товары делятся на следующие категории:

X — товары со стабильными продажами, спрос на них легко прогнозировать.

Y — товары с относительным уровнем сменности спроса. Спрос на них менее предсказуем, изменчивость объема продаж зависит от сезона, праздников, дней недели и других факторов.

Z — товары с наименее прогнозируемым спросом.

Комбинация этих двух методов анализа позволяет определить важнейшие группы товаров, оптимизировать управление запасами, эффективно планировать закупки, более точно прогнозировать продажи, принимать меры по обеспечению актуальности ассортимента и эффективно управлять запасами.

Оборачиваемость товара – это показатель, помогающий узнать, как быстро товары продаются, и когда вложенные в товар деньги вернутся в виде прибыли. Вычисление оборачиваемости позволяет:

определить, какие товары продаются быстрее и какие могут дольше оставаться на складе

установить, какие товары менее рентабельны

узнать продолжительность реализации товара

оптимизировать уровень запасов и повысить прибыль

Сезонность продукта. Еще один показатель, который следует учитывать. На него влияют разные факторы, такие как времена года (климатические условия), праздники, начало учебного года и т.д. Компаниям важно понимать и учитывать сезонность определенных групп товаров, ведь от нее зависит спрос и объем продаж. Анализ сезонности позволяет адаптироваться к изменениям рынка и оптимизировать остатки на складе.

Автоматизация

К счастью, есть программы для автоматизации перечисленных действий. CRM или ERP-системы позволяют фиксировать и хранить все данные о товарах: от закупок до продаж и остатков.

Такие системы позволяют отслеживать товародвижение, автоматически обновлять данные об остатках и наглядно демонстрировать количество имеющихся товаров на складе. Кроме этого, система предоставляет аналитику по движению товаров, доходов, расходов и других показателей. Автоматизация и оптимизация процессов обеспечивают компаниям более эффективную работу со складом и повышают уровень обслуживания клиентов.

Итоги

Эффективная работа со складом требует систематического подхода к каждому этапу: от закупок к продаже. Однако это необходимый процесс и ключевой фактор успеха бизнеса, поскольку позволяет оптимизировать запасы, контролировать затраты, повышать уровень обслуживания клиентов и обеспечивать конкурентоспособность на рынке.

Важно не только контролировать запасы, но и обеспечивать их соответствие потребностям клиентов, планировать закупки и продажи на основе анализа данных.